Gestion du temps

Gestion de temps

La gestion du temps… par où commencer? Pour tout entrepreneur et même d’un point de vue personnel, il s’agit d’une question importante. En effet, nous avons tous à jongler avec la prérogative suivante: il y a seulement 24 heures dans une journée pour tout faire.

Dans cet article, nous vous invitons à découvrir 7 astuces afin de mieux gérer votre temps.

Fixer des objectifs

Pour bien gérer votre temps, fixez-vous des objectifs à court, moyen et long terme.  Pour être efficace, un objectif doit:

  • être clair;
  • être réaliste ;
  • comporter une échéance;
  • être mesurable.

Établissez-vous des objectifs clairs.  Ainsi, vous éviterez de tourner en rond en ne sachant pas par où commencer.  Pour être clairs, vos objectifs devront idéalement répondre aux questions suivantes : qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi et combien.

Vos objectifs doivent aussi être réaliste.  Admettons que votre objectif est de rencontrer 20 clients par semaine.  Serez-vous en mesure de le réaliser?  Cela dépend du genre de dossiers de vos clients.  Si chacun des dossiers de ces clients vous prend 1 heure de préparation et 1 heure de révision, en plus de la rencontre, il est peu probable que votre objectif soit atteint.  Des objectifs trop ambitieux vous décourageront.  Commencez par des objectifs un peu moins ambitieux afin de vous garder du temps pour les autres tâches administratives.

Votre objectif doit comporter une échéance.  Sans échéance vous risquez de remettre au lendemain les dossiers rattachés à ces objectifs.  Prenons ces exemples d’objectifs :

  • Je vais maintenir ma comptabilité à jour.  (clair, réaliste, mesurable, pas d’échéance)
  • Chaque vendredi matin, je vais mettre ma comptabilité à jour.  (clair, réaliste, mesurable, avec échéance)

Effectuer les écritures comptables est, pour plusieurs, une tâche ennuyante.  Dans le premier cas, sans échéance, vous aurez tendance à remettre cette tâche à plus tard.  Les factures s’accumuleront et vous finirez par perdre beaucoup plus de temps.  Dans le second, cas l’objectif avec une échéance vous permettra de mieux planifier votre temps.

Chacun de vos objectifs devront être mesurable.  À quoi bon se fixer des objectifs, si on ne peut pas en mesurer l’impact.  Prenons les exemples suivants :

  • Chaque semaine je vais rencontrer de nouveaux clients.  (clair, réalisable, échéance, non mesurable)
  • Chaque semaine, je vais rencontrer 3 nouveaux clients pour leur vendre un minimum de 100$ de produits et services.  (clair, réalisable, échéance et mesurable)

Il est clair que le 2e objectif contient tous les éléments d’un bon objectif.  Avec un tel objectif, vous serez en mesure de mesurer votre performance.  Avez-vous rencontré 3 clients, moins ou plus? Avez-vous vendu pour un minimum 100$?  Si vous n’atteignez pas votre objectif ou si vous le dépassez, vous serez en mesure de rectifier le tir.

Le 1er objectif n’offre pas cette possibilité.  Donc, il est possible que vous perdiez beaucoup de temps à rencontrer de nouveaux clients sans en connaître l’impact.  Vous aurez de la difficulté à vous réajuster.

Gérer ses priorités

Gérer vos priorités est primordial si vous voulez bien gérer votre temps et être productif.  Pour chacune des tâches que vous devez accomplir, considérez les 2 éléments suivants :

  • l’importance de la tâche;
  • l’urgence de la tâche.
Gérer vos priorité

Selon la figure ci-dessus, vous deviez gérer vos priorités de la manière suivante :

  • Faire immédiatement les tâches plus importantes et plus urgentes;
  • Planifier les tâches plus importantes et moins urgentes;
  • Mettre en attente ou déléguer les tâches moins importantes et plus urgentes;
  • Mettre en attente ou supprimer les tâches moins importantes et moins urgentes.

Vous pourriez aussi prioriser les tâches les plus courtes en début de journée.  Les tâches plus longues pourraient être décortiquer en plusieurs petites tâches et échelonnées sur plusieurs jours.  Ainsi, vos plus gros dossiers avanceraient.

Mais, le plus important, c’est de faire 1 seule tâche à la fois.  Vous éviterez ainsi de vous éparpiller et de perdre un temps précieux.  Pour vous aider, faites-vous 2 piles :

  • La première pile pour les dossiers à faire en ordre de priorité, du plus au moins prioritaire;
  • La deuxième pile pour les dossiers terminer et à classer

Le classement des dossiers devrait toujours être fait en fin de journée.

Prévoir un horaire

Tel que vu plus haut, vous devriez planifier un horaire.  Chaque tâche importante devrait avoir une plage horaire dans votre agenda.  Vous aurez ainsi une vue d’ensemble et vous éviterez :

  • d’avoir 2 rendez-vous en même temps;
  • des tâches qui vous attendent au cours de la journée, de la semaine ou du mois;

Les tâches récurrentes, tel que la comptabilité, devrait aussi avoir leur place dans votre horaire, minimalement de manière hebdomadaire.

Pour les rendez-vous avec des clients, prévoyez du temps avant et après la rencontre.  Le temps avant la rencontre vous servira à vous préparer, vous aurez alors l’air plus professionnel.  Le temps après la rencontre servira à terminer de prendre vos notes, faires des achats pour le client ou toutes autres tâches pertinentes.

En prévoyant votre horaire, en fonction de vos objectifs et de vos priorités, vous devriez être en mesure de mesurer l’impact de vos décisions et vous devriez être plus productif.

Utilisez un agenda

Utiliser des outils

Plusieurs outils existent pour vous aider à mieux vous organiser.  Mais, faites attention de ne pas dédoubler vos tâches avec l’utilisation des nombreux logiciels informatiques.  Le but d’utiliser ces outils, c’est de vous aider à gagner du temps.  Si vous en utilisez trop ou si vous ne les utilisez pas de manière optimale, il se peut qu’ils vous fassent perdre un temps précieux.

Optez pour des logiciels informatiques qui s’intègre bien les uns aux autres ou pour ceux qui peuvent gérer plus d’une tâche administrative.  Parfois il vaut mieux payer pour un logiciel informatique capable de gérer plusieurs facettes de votre projet que d’utiliser plusieurs petits logiciels gratuits qui ne prendront en charge qu’une tache ou deux.

Prenez du temps pour bien choisir vos outils informatiques.  Ils vous en feront gagner beaucoup plus par la suite.

Les logiciels comptables en ligne, avec leurs applications mobiles, vous permettront de gagner du temps en gérant toutes les facettes des finances de votre entreprise.  Certains logiciels comptables permettent l’intégration d’autres applications ou outils informatiques, les rendant encore plus efficace.  Voici 2 solutions comptables en ligne intéressantes : Quickbook en Ligne et Sage300 en ligne.

Les outils CRM (Client Relationship Manager) sont des plateformes informatiques puissante qui vous permettront de gérer pratiquement toute les facettes de la relation client, du premier contact à la vente finale.  Ils vous permettront de gérer vos listes de contact, vos appels, vos courriels, vos tâches, vos rendez-vous.  Certains vous permettent même de gérer toutes les facettes de votre stratégie marketing, comme l’envoi automatisé d’infolettres.  Voici 2 plateformes CRM intéressantes : Hubspot CRM et Salesforce

Se doter d’une routine

Dotez-vous d’une routine intégrée à votre planification et à votre horaire.  Voici quelques exemples de routine qui vous permettront de gagner du temps :

  • Prendre ses courriels 2-3 fois par jour seulement, par exemple : au tout début de la journée, en fin d’avant-midi, et en fin d’après-midi.  Le reste du temps fermez complètement votre boîte de courriels.
  • Prendre les messages de la boîte vocale 2-3 fois par jour;
  • Retournez les appels urgents immédiatement et réservez-vous du temps en fin de journée pour les appels moins urgents;
  • Faites votre comptabilité toujours au même moment, par exemple : le vendredi matin.

Vous donnez une routine pour des tâches répétitives vous permettra de gagner du temps, à court, moyen et à long terme.  Pensez votre routine en vous donnant des balises, par exemple : prendre mes courriels en moins de 10 minutes.

De plus, si vous intégrez les tâches moins intéressantes et répétitives à votre routine, vous les accumulerez moins.  Nous avons tous tendances à les remettre au lendemain.  Évitez ce piège.

Déléguer

Il n’y a que 24 heures dans une journée pour tout le monde.  Acceptez seulement les contrats ou les tâches que vous êtes certains de mener à terme.  Vos clients vous en remercieront.  En effet, il vaut parfois mieux dire non et expliquer les raisons de votre refus.  Vos clients vous percevront comme étant quelqu’un de professionnel.

Un contrat trop intéressant s’offre à vous et votre horaire est déjà surchargé?  Voici comment vous pourriez l’accepter sans nuire à votre réputation :

  • Déléguez un contrat moins intéressant à un sous-traitant en avertissant votre client que vous avez confiance en cette personne et qu’en cas de problème qu’il vous contacte immédiatement;
  • Déléguez des tâches administratives, comme votre comptabilité, la gestion d’agenda, le retour des appels;
  • Pensez à embaucher de nouveaux employés.

Déléguez peut parfois être difficile au début, car vous avez l’impression de perdre le contrôle.  Mais, croyez-moi, vous perdrez bien plus le contrôle si vous ne le faites pas.  Pour les tâches administratives, vous pourriez les confiez à une adjointe virtuelle temporairement ou de manière récurrente.

Ne voyez pas l’embauche de personnel seulement comme une dépense.  Vos employés vous procureront un avantage concurrentiel, car ils augmenteront votre capital compétence.  De plus, si vous êtes rendus à cette étape, c’est que votre entreprise connaît une bonne croissance.

S’accorder un temps de pause

Il est primordial que vous vous accordiez des pauses.  Elles vous permettent de recharger vos batteries.  Après un certain temps de travail, sans pause, le corps et l’esprit deviennent moins productif.  Donc, chaque jour, prévoyez du temps pour votre dîner et au moins 30 minutes de pauses supplémentaires à prendre comme bon vous semble.

Respectez vos horaires de travail.  En dehors de vos heures d’ouverture, profitez-en pour faire du sport ou d’autres loisirs.  De cette manière, vous conserverez votre motivation au travail et, surtout, vous éviterez le surmenage.

Offrez-vous des vacances comme si vous étiez à l’emploi de quelqu’un d’autre.  Surtout, durant vos vacances, décrochez.  Ne prenez pas vos courriels, ni vos appels.  Vous avez peur de passer à côté d’un contrat important?  Votre personnel est là pour vous épaulez et si vous n’avez pas encore de personnel, pensez aux adjointes virtuelles.

Le mot d’ordre durant vos vacances…  déléguez!

Offrez-vous des vacances

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